Brak zwrotu przedmiotu leasingu – jak leasingodawca może przygotować dalsze działania?
Brak zwrotu pojazdu, maszyny albo sprzętu po powstaniu obowiązku jego wydania nie jest wyłącznie problemem windykacyjnym.
W praktyce pierwszą trudnością często okazuje się ustalenie, gdzie konkretnie znajduje się finansowane mienie, kto faktycznie z niego korzysta i czy informacje znajdujące się w dokumentacji nadal odpowiadają sytuacji w terenie.
Pojazd może nie znajdować się pod adresem użytkownika. Maszyna może pracować na innym placu budowy. Naczepa może pozostawać w ciągłym ruchu. Urządzenie przemysłowe może zostać przekazane innemu podmiotowi, przewiezione do magazynu albo trafić do serwisu.
Dlatego skuteczne przygotowanie dalszych działań wymaga rozdzielenia kilku kwestii:
lokalizacji aktywa, jego identyfikacji, ustalenia rzeczywistego sposobu użytkowania oraz oceny, jaki tryb dalszego postępowania jest możliwy w konkretnej sytuacji.
Lokalizacja aktywa i możliwość jego przejęcia to dwie odrębne kwestie. Najpierw trzeba potwierdzić fakty i udokumentować sytuację. Dopiero później można właściwie przygotować kolejny etap.
Kiedy problem ze zwrotem przedmiotu leasingu staje się problemem operacyjnym?
W wielu sprawach początkowo wszystko odbywa się standardowo.
Pojawia się zaległość, kontakt z klientem, wezwanie, działania działu windykacji albo obsługi prawnej.
Sytuacja komplikuje się wtedy, gdy finansujący traci wiarygodną informację o aktywie.
Dotychczasowy użytkownik przestaje odpowiadać, podaje nieaktualne informacje, zmienia miejsce prowadzenia działalności albo nadal korzysta z przedmiotu w lokalizacjach nieznanych właścicielowi.
W przypadku mienia mobilnego różnica pomiędzy adresem zapisanym w umowie a rzeczywistym miejscem użytkowania może być bardzo duża.
Samochód ciężarowy może znajdować się setki kilometrów od siedziby przedsiębiorstwa. Koparka może zostać przeniesiona na kolejny kontrakt. Maszyna rolnicza może pracować sezonowo w różnych miejscach. Sprzęt przemysłowy może być wykorzystywany przez inny podmiot niż ten, który pierwotnie zawierał umowę.
Wtedy problem przestaje polegać wyłącznie na braku dobrowolnego zwrotu.
Najpierw trzeba ustalić rzeczywistą sytuację aktywa.
Lokalizacja aktywa i możliwość jego przejęcia to nie to samo
To podstawowe rozróżnienie w takich sprawach.
Informacja o miejscu, w którym znajduje się samochód, maszyna lub urządzenie, nie oznacza automatycznie możliwości jego natychmiastowego odebrania.
Znaczenie mają między innymi dokumenty finansującego, status umowy, sposób powstania obowiązku zwrotu, sytuacja osoby faktycznie dysponującej rzeczą oraz ewentualny spór dotyczący mienia.
Dlatego działania terenowe powinny być podporządkowane jasno określonemu celowi.
ProDetektyw nie wykonuje czynności egzekucyjnych i nie przejmuje mienia z użyciem siły.
Jeżeli potrzebne jest przede wszystkim ustalenie aktualnego położenia konkretnie oznaczonego pojazdu, maszyny lub urządzenia, właściwym produktem jest lokalizacja aktywów i przygotowanie ich odzyskania.
Jakie informacje powinien uporządkować finansujący przed rozpoczęciem działań?
Dobra kwalifikacja sprawy zaczyna się od aktywa, a nie od szerokiego poszukiwania użytkownika.
Trzeba przede wszystkim wiedzieć, co dokładnie ma zostać zlokalizowane.
Znaczenie mogą mieć numery rejestracyjne, VIN, numery seryjne, dokumentacja fotograficzna, oznaczenia, wyposażenie, charakterystyczne cechy maszyny lub urządzenia oraz historia wcześniejszych lokalizacji.
Równie istotne jest ustalenie momentu, w którym po raz ostatni wiarygodnie potwierdzono miejsce albo sposób użytkowania rzeczy.
Kilkumiesięczna informacja o parkingu, warsztacie lub placu budowy nie może być traktowana jak potwierdzenie aktualnego położenia.
Warto również określić, jaka decyzja ma nastąpić po lokalizacji.
Inaczej planuje się działania służące wyłącznie potwierdzeniu obecności pojazdu, inaczej projekt wymagający dokumentacji sposobu użytkowania, a jeszcze inaczej sytuację, w której strony dopuszczają dobrowolne wydanie rzeczy.
Dlaczego pojazdy i maszyny są trudniejsze do lokalizacji niż nieruchomość lub stały adres?
Aktywa mobilne zmieniają położenie.
To oczywiste, ale ma istotne konsekwencje operacyjne.
Pojazd może codziennie realizować inne trasy. Maszyna może pracować na kolejnych budowach. Naczepa może być przepinana pomiędzy ciągnikami. Sprzęt może trafić do podwykonawcy albo serwisu.
Dlatego sam adres działalności użytkownika często nie wystarcza.
Znaczenie może mieć historia sposobu korzystania z aktywa, powiązane lokalizacje, podmioty pojawiające się przy jego obsłudze, miejsca wykonywania kontraktów oraz inne informacje pozwalające zawęzić obszar weryfikacji.
Nie chodzi jednak o gromadzenie możliwie dużej liczby informacji.
Każda czynność powinna odpowiadać na konkretne pytanie:
gdzie może znajdować się wskazane aktywo i jakie informacje pozwolą wiarygodnie potwierdzić jego obecność?
Lokalizacja to również identyfikacja
Samo odnalezienie podobnego samochodu albo maszyny nie wystarcza.
Finansujący powinien wiedzieć, z jakim poziomem pewności można powiązać zaobserwowany przedmiot z konkretnym aktywem objętym sprawą.
W przypadku pojazdu znaczenie może mieć numer rejestracyjny, widoczne oznaczenia, model, wyposażenie i inne charakterystyczne cechy.
Przy maszynach i urządzeniach sytuacja bywa bardziej złożona. Nie wszystkie numery identyfikacyjne można odczytać bez fizycznej ingerencji w rzecz.
Dlatego raport powinien jasno wskazywać, czy identyfikacja została:
Potwierdzona
Dostępne cechy pozwalają wiarygodnie powiązać przedmiot z aktywem objętym sprawą.
Uprawdopodobniona
Wiele elementów wskazuje właściwy kierunek, ale pozostają informacje wymagające dodatkowej weryfikacji.
Wymaga dalszej weryfikacji
Dostępny materiał nie pozwala jeszcze przedstawić identyfikacji jako pewnego ustalenia.
Nie należy przedstawiać przypuszczenia jako pewnego ustalenia.
Problem ze zwrotem → weryfikacja → lokalizacja → identyfikacja → dokumentacja → dalszy tryb
Problem ze zwrotem
Powstaje obowiązek wydania mienia, ale finansujący nie posiada pewnej informacji o jego aktualnej sytuacji.
Weryfikacja
Porządkujemy dane dotyczące aktywa, ostatniej znanej lokalizacji, użytkownika i możliwych kierunków sprawdzenia.
Lokalizacja
Ustalamy aktualne albo prawdopodobne miejsce, w którym znajduje się konkretnie oznaczone aktywo.
Identyfikacja
Oceniamy, z jakim poziomem pewności można powiązać zaobserwowany przedmiot z aktywem objętym sprawą.
Dokumentacja
Porządkujemy ustalenia dotyczące miejsca, czasu, widocznego stanu i okoliczności związanych z aktywem.
Dalszy tryb
Dobrowolne wydanie, transport albo dalsze działania prawne i egzekucyjne są przygotowywane stosownie do sytuacji.
Przykład sytuacji: pojazd premium, który nie został zwrócony bankowi
W jednym z miast zachodniej Polski prowadziliśmy działania dotyczące samochodu klasy premium, który zgodnie z informacjami przekazanymi przez klienta powinien zostać zwrócony bankowi.
Pojazd udało się zlokalizować i potwierdzić jego tożsamość.
Na miejscu pojawił się jednak dodatkowy problem techniczny. Osoba korzystająca z samochodu dezaktywowała kod kluczyka w taki sposób, że możliwe było otwarcie pojazdu, ale nie jego uruchomienie i odjechanie nim w standardowy sposób.
W związku z sytuacją na miejsce wezwana została również Policja. Interwencja funkcjonariuszy nie doprowadziła jednak do rozwiązania kwestii zwrotu pojazdu na miejscu.
Konieczne było więc przygotowanie innego sposobu transportu.
Samochód ostatecznie opuścił lokalizację na lawecie.
Ten przypadek pokazuje, dlaczego samo ustalenie miejsca nie kończy procesu.
Po potwierdzeniu lokalizacji mogą pojawić się przeszkody techniczne, organizacyjne albo prawne, których wcześniej nie można było przewidzieć.
Z perspektywy banku, leasingodawcy lub innego finansującego znaczenie ma więc nie tylko odpowiedź na pytanie:
„gdzie znajduje się samochód?”
ale również:
czy został właściwie zidentyfikowany, jaki jest jego widoczny stan, kto faktycznie nim dysponuje oraz jak należy przygotować kolejny zgodny z prawem etap postępowania.
Dopiero po ustaleniu rzeczywistej sytuacji można właściwie przygotować dobrowolne wydanie, transport albo dalsze działania prowadzone przez właściwe osoby i instytucje.
Jakiego mienia może dotyczyć problem?
Brak zwrotu nie dotyczy wyłącznie samochodów osobowych.
W portfelach leasingowych i finansowych znajdują się również samochody dostawcze i ciężarowe, ciągniki siodłowe, naczepy, maszyny budowlane i rolnicze, wózki, urządzenia przemysłowe, generatory, sprzęt specjalistyczny oraz inne aktywa o istotnej wartości.
Im bardziej mobilne i uniwersalne jest mienie, tym łatwiej może być użytkowane poza pierwotnie deklarowaną lokalizacją.
Z kolei przy dużych maszynach i urządzeniach problemem może być nie tyle ich szybkie przemieszczanie, ile ustalenie rzeczywistego miejsca pracy, podmiotu korzystającego ze sprzętu albo miejsca przechowywania.
Co może obejmować dokumentacja lokalizacji?
Dla instytucji finansowej sama informacja:
„samochód stoi pod wskazanym adresem”
jest zazwyczaj niewystarczająca.
Znacznie większą wartość ma uporządkowany materiał przedstawiający czas i miejsce potwierdzenia aktywa, poziom jego identyfikacji, sposób użytkowania, widoczny stan, powtarzającą się obecność w określonych lokalizacjach oraz osoby i podmioty pojawiające się w związku z jego obsługą.
Raport powinien również wskazywać ograniczenia ustaleń.
Jeżeli numer seryjny nie był widoczny albo konkretna informacja mogła zostać jedynie uprawdopodobniona, powinno to zostać wyraźnie zaznaczone.
Dla działu prawnego, windykacji albo recovery taka różnica może mieć większe znaczenie niż objętość samego raportu.
Jedna sprawa czy portfel aktywów?
Współpraca z instytucją finansową nie musi dotyczyć wyłącznie pojedynczego samochodu albo maszyny.
Jedno aktywo
Projekt może obejmować konkretnie wskazany pojazd, maszynę albo urządzenie o znacznej wartości, dla którego finansujący utracił wiarygodną informację o aktualnym położeniu.
Portfel aktywów
Możliwa jest również uzgodniona grupa spraw wymagających podobnego sposobu kwalifikacji, działań terenowych i raportowania.
W takim modelu znaczenie ma nie tylko skuteczność pojedynczego ustalenia, lecz również jednolity standard dokumentowania, obieg informacji, możliwość priorytetyzacji spraw oraz sposób raportowania wyników do osób odpowiedzialnych za windykację, recovery, risk lub legal.
Zakres powinien być uzgodniony przed rozpoczęciem działań i dostosowany do procedur organizacji finansującej.
Współpraca z działem prawnym, windykacją i recovery
Działania terenowe nie powinny funkcjonować w oderwaniu od procesu prowadzonego przez finansującego.
Dział prawny lub kancelaria oceniają podstawę dalszego postępowania.
Zespół windykacji albo recovery określa priorytet i cel biznesowy.
ProDetektyw może odpowiadać za uzgodnione działania analityczne i terenowe służące ustaleniu aktualnego albo prawdopodobnego położenia aktywa oraz udokumentowaniu sytuacji.
Ważny jest również kontrolowany obieg informacji.
Przy sprawach dotyczących aktywów o wysokiej wartości należy wcześniej określić, kto przekazuje dane, kto otrzymuje ustalenia pilne i do kogo trafia raport.
Współpraca może zostać objęta NDA, a sposób przekazywania dokumentacji powinien odpowiadać charakterowi przetwarzanych informacji.
Co jeśli problem nie dotyczy konkretnego aktywa?
Lokalizacja aktywów jest właściwą usługą wtedy, gdy przedmiot poszukiwania jest już znany.
Jeżeli wierzyciel nie wie natomiast, jakim majątkiem dysponuje dłużnik, czy nadal prowadzi działalność, z jakich zasobów korzysta albo czy aktywność została przeniesiona do powiązanego podmiotu, problem ma inny charakter.
W takiej sytuacji właściwym kierunkiem może być ustalenie majątku, powiązań i rzeczywistej działalności dłużnika.
Nie wiem, jaki majątek lub rzeczywista działalność mogą być związane z dłużnikiem.
Znam konkretny pojazd, maszynę albo urządzenie, ale nie wiem, gdzie obecnie się znajduje.
Kiedy warto zlecić lokalizację aktywa?
Zewnętrzne ustalenia mogą mieć szczególną wartość wtedy, gdy finansujący posiada dokumentację konkretnego aktywa, ale stracił wiarygodną informację o jego aktualnym położeniu.
Może to dotyczyć również sytuacji, w której znana lokalizacja wymaga potwierdzenia, rzecz regularnie się przemieszcza, użytkownik przestał współpracować albo istnieją informacje sugerujące wykorzystanie mienia przez inny podmiot.
Zakres powinien odpowiadać konkretnej decyzji.
Nie każda sprawa wymaga długotrwałej obserwacji ani rozbudowanych działań terenowych.
Czasami wystarczy potwierdzenie lokalizacji i identyfikacji. W innych projektach konieczne jest odtworzenie sposobu użytkowania i weryfikacja kilku możliwych miejsc.
Jeżeli znasz konkretne aktywo, lecz nie masz potwierdzonych informacji o jego aktualnym położeniu, sprawdź usługę:
FAQ – brak zwrotu przedmiotu leasingu
Czy brak płatności oznacza, że można od razu odebrać przedmiot leasingu?
Nie należy automatycznie utożsamiać zaległości płatniczych z możliwością natychmiastowego fizycznego przejęcia rzeczy.
Znaczenie mają postanowienia umowy, aktualny status stosunku prawnego, sposób powstania obowiązku zwrotu i okoliczności konkretnej sprawy.
Dalszy tryb powinien zostać oceniony przez osoby odpowiedzialne za obsługę prawną finansującego.
Czy można ustalić, gdzie znajduje się pojazd leasingowy?
Jeżeli pojazd można jednoznacznie zidentyfikować, a dostępne informacje pozwalają wyznaczyć kierunki weryfikacji, możliwe jest prowadzenie legalnych działań służących ustaleniu jego aktualnego albo prawdopodobnego położenia.
Nie można zagwarantować rezultatu w każdej sprawie.
Co jeśli pojazd lub maszyna są użytkowane przez inną firmę?
Można dokumentować faktyczną sytuację, osoby i podmioty pojawiające się przy aktywie oraz okoliczności możliwe do legalnego ustalenia.
Samo użytkowanie rzeczy przez określony podmiot nie przesądza o prawie własności ani o odpowiedzialności prawnej.
Czy lokalizacja pojazdu oznacza możliwość jego natychmiastowego odebrania?
Nie.
Ustalenie położenia rzeczy i możliwość jej przejęcia to odrębne kwestie. Sposób dalszego postępowania zależy od dokumentacji klienta, sytuacji prawnej oraz zachowania osoby dysponującej aktywem.
Czy ProDetektyw odbiera pojazdy i maszyny?
ProDetektyw nie prowadzi egzekucji i nie przejmuje rzeczy z użyciem siły.
Jeżeli dochodzi do dobrowolnego wydania mienia, możliwe jest uzgodnienie wsparcia organizacyjnego i dokumentacyjnego w granicach wcześniej określonego zakresu.
Czy można zlecić lokalizację kilku aktywów?
Tak. Projekt może dotyczyć pojedynczego aktywa albo uzgodnionej grupy spraw.
Przy współpracy portfelowej zakres raportowania, priorytety, sposób przekazywania informacji i zasady zatwierdzania kolejnych działań powinny zostać ustalone przed rozpoczęciem projektu.
Czy działacie również poza Polską?
Możliwość realizacji projektu transgranicznego zależy od państwa, lokalnych regulacji, rodzaju aktywa i zakresu planowanych czynności.
Każdą taką sprawę należy kwalifikować indywidualnie.
Brak zwrotu pojazdu, maszyny albo sprzętu nie zawsze można rozwiązać kolejnym wezwaniem.
Jeżeli finansujący zna konkretny składnik mienia, ale nie ma wiarygodnych informacji o jego aktualnym położeniu, pierwszym zadaniem może być ustalenie i udokumentowanie rzeczywistej sytuacji aktywa.
Lokalizacja aktywów i przygotowanie ich odzyskania
Na pierwszym etapie wystarczy wskazać rodzaj aktywa, charakter sprawy i ostatnią potwierdzoną informację o jego położeniu.
Pełne umowy, numery identyfikacyjne i dokumentację przekazujemy dopiero po ustaleniu bezpiecznego sposobu komunikacji.
Sprawdź możliwość lokalizacji aktywa →
