Corporate Investigations
Audyt śledczy i dochodzenie wewnętrzne w firmie
Podejrzenie kradzieży, konfliktu interesów, nieuczciwych rozliczeń albo działania na szkodę przedsiębiorstwa wymaga reakcji. Nie oznacza jednak, że firma powinna od razu wskazywać osobę odpowiedzialną.
Pierwszym zadaniem jest zabezpieczenie informacji, ograniczenie ryzyka dalszych strat i ustalenie, co rzeczywiście wydarzyło się w organizacji.
Audyt śledczy i dochodzenie wewnętrzne ProDetektyw pomagają przejść od niepełnych informacji, sprzecznych wyjaśnień i powtarzających się problemów do uporządkowanych ustaleń, chronologii zdarzeń, opisu mechanizmu nieprawidłowości oraz materiału potrzebnego zarządowi i jego doradcom.
Łączymy analizę dokumentów i procesów z OSINT, weryfikacją osób i powiązań, dokumentowaniem zdarzeń, obserwacją oraz legalnymi ustaleniami terenowymi, jeżeli są potrzebne do odpowiedzi na pytania klienta.
Na pierwszym etapie nie przesyłaj pełnych akt, danych pracowników ani materiałów objętych szczególną ochroną. Najpierw ustalimy bezpieczny sposób komunikacji i przekazania dokumentów.
Punkt wyjścia
Podejrzenie nieprawidłowości wymaga faktów
Straty w firmie często są początkowo tłumaczone błędem, chaosem organizacyjnym, nieprawidłową ewidencją albo niewłaściwym wykonaniem procedury.
Dopiero powtarzalność zdarzeń może wskazywać, że organizacja ma do czynienia z nadużyciem, konfliktem interesów, celowym działaniem pracownika, zmową z kontrahentem albo wykorzystywaniem luk w procesach.
Podejrzenie nie jest jednak dowodem.
Pochopna konfrontacja może doprowadzić do usunięcia danych, uzgodnienia wspólnej wersji wydarzeń, zmiany sposobu działania, utraty istotnego materiału albo eskalacji konfliktu pracowniczego. Może również uprzedzić osoby związane ze zdarzeniami i osłabić pozycję firmy przed dalszymi działaniami.
Celem audytu śledczego nie jest potwierdzenie wcześniej przyjętej wersji za wszelką cenę. Chodzi o ustalenie, co można potwierdzić, jak wyglądała chronologia zdarzeń, kto posiadał dostęp lub wpływ, jaki mechanizm mógł prowadzić do strat oraz jakie luki umożliwiły jego powtarzanie.
Równie ważne jest wskazanie tego, czego nie udało się rozstrzygnąć i jakie informacje wymagają dalszej oceny przez zarząd, kancelarię, HR albo compliance.
Kiedy uruchomić projekt
Kiedy firma potrzebuje audytu śledczego?
Audyt śledczy warto rozważyć wtedy, gdy organizacja widzi skutki problemu, ale nie zna jeszcze jego pełnego źródła, przebiegu albo skali.
Powtarzające się braki i straty
Towar, sprzęt, paliwo, części, materiały, gotówka albo inne mienie znikają, a standardowa kontrola nie pozwala ustalić, na jakim etapie powstają braki.
Niejasne faktury i rozliczenia
W dokumentacji pojawiają się nietypowe koszty, niewykonane usługi, zawyżone faktury, nieuzasadnione płatności albo operacje zatwierdzane poza standardowym trybem.
Nadużycia zakupowe
Określone podmioty są preferowane bez jasnego uzasadnienia, procedury są omijane, a decyzje zakupowe mogą pozostawać w związku z prywatnymi korzyściami osób zatrudnionych w firmie.
Konflikt interesów
Pracownik, menedżer albo osoba decyzyjna może posiadać nieujawnione relacje z dostawcą, klientem, podwykonawcą lub konkurencją.
Podejrzenie zmowy
Okoliczności mogą wskazywać na współdziałanie pracownika z kontrahentem, pośrednikiem, przewoźnikiem albo inną osobą zewnętrzną.
Wyciek informacji
Poza organizację mogą trafiać ceny, oferty, dane klientów, informacje o przetargach, dokumentacja, know-how albo inne dane o znaczeniu biznesowym.
Działalność konkurencyjna
Pracownik lub współpracownik może przejmować klientów, kierować zlecenia do innego podmiotu albo wykorzystywać zasoby firmy we własnej działalności.
Manipulowanie dokumentacją lub procesami
Ewidencja, zamówienia, reklamacje, dostawy albo zatwierdzenia są zmieniane w sposób utrudniający odtworzenie rzeczywistego przebiegu zdarzeń.
Zgłoszenie sygnalisty
Zarząd, compliance, HR albo kancelaria otrzymują informację o możliwym naruszeniu i potrzebują niezależnie sprawdzić, które elementy zgłoszenia znajdują potwierdzenie.
Zgłoszenie traktujemy jako informację wymagającą weryfikacji, a nie jako automatycznie potwierdzony fakt.
Zakres pojęć
Czym różni się audyt śledczy od dochodzenia i innych audytów?
Na rynku określenia „audyt śledczy”, „audyt dochodzeniowy”, „postępowanie wyjaśniające”, „dochodzenie wewnętrzne” i „corporate investigation” bywają stosowane częściowo zamiennie.
W modelu ProDetektyw przyjmujemy praktyczne rozróżnienie wynikające z celu projektu i charakteru wykonywanych czynności.
Audyt śledczy
Koncentruje się na dokumentach, procesach, decyzjach, dostępach, chronologii, mechanizmie powstawania nieprawidłowości oraz lukach kontrolnych.
Ma pomóc ustalić, jak mechanizm mógł działać, gdzie powstała luka, kto posiadał możliwość zatwierdzania operacji, dlaczego standardowe kontrole nie ujawniły problemu i czy zdarzenia mogły się powtarzać.
Dochodzenie wewnętrzne
Rozpoczyna się zazwyczaj od konkretnego zdarzenia, podejrzenia albo zgłoszenia.
Może obejmować weryfikację hipotez, analizę osób posiadających dostęp lub wpływ, rekonstrukcję przebiegu zdarzeń, analizę powiązań, OSINT, dokumentowanie zachowań oraz legalne czynności operacyjne i terenowe.
Audyt finansowy
Koncentruje się przede wszystkim na danych finansowych, sprawozdaniach oraz ich rzetelności w przyjętym zakresie.
ProDetektyw nie zastępuje biegłego rewidenta, audytora finansowego ani specjalisty forensic accounting.
Audyt wewnętrzny
Ocenia procesy, system kontroli i sposób zarządzania ryzykiem w organizacji.
Audyt śledczy rozpoczyna się natomiast od konkretnego sygnału lub zdarzenia. Jego celem jest ustalenie faktów, mechanizmu, chronologii, możliwych powiązań oraz materiału potrzebnego do dalszych decyzji.
W jednym projekcie audyt śledczy i dochodzenie wewnętrzne mogą być prowadzone równolegle. Analiza procesów pokazuje, w jaki sposób nieprawidłowość mogła wystąpić, a działania dochodzeniowe pomagają ustalić jej rzeczywisty przebieg.
ProDetektyw odpowiada za uzgodnione działania operacyjno-analityczne. Jeżeli projekt wymaga analizy księgowej, finansowej, prawnej, informatyki śledczej albo specjalistycznej wiedzy branżowej, zakres koordynowany jest z odpowiednimi ekspertami.
Pierwsze działania
Pierwsze decyzje po wykryciu sygnału
Pierwsze działania organizacji mogą przesądzić o tym, czy późniejsze wyjaśnienie sprawy będzie możliwe.
Co warto zrobić?
Należy ograniczyć krąg osób znających podejrzenie, zabezpieczyć istniejące dokumenty i dane oraz zachować materiały źródłowe bez ich modyfikowania.
Warto odnotować najważniejsze daty i zdarzenia, ustalić osoby posiadające dostęp do mienia, systemów lub informacji oraz wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za kontakt w sprawie.
Trzeba również ocenić, czy ryzyko nadal trwa i czy konieczne jest pilne ograniczenie określonych dostępów. Dalsze działania powinny zostać skonsultowane z kancelarią, działem prawnym, HR albo compliance.
Czego nie robić pochopnie?
Nie należy publicznie oskarżać pracownika ani kontrahenta, konfrontować osoby objętej podejrzeniem bez przygotowanego planu ani prowadzić chaotycznych rozmów z wieloma pracownikami.
Nie należy usuwać ani modyfikować danych, uzyskiwać dostępu do prywatnych urządzeń i kont bez podstawy prawnej i odpowiednich uprawnień ani instalować urządzeń naruszających prawo.
Szczegóły sprawy powinny być znane wyłącznie osobom, które rzeczywiście muszą w niej uczestniczyć. Dostęp do firmowych systemów, urządzeń, skrzynek i dokumentacji powinien odbywać się wyłącznie w zakresie, w jakim organizacja jest uprawniona do ich udostępnienia.
Zakres projektu
Jakie obszary może obejmować projekt?
Zakres działań nie jest wybierany z gotowego katalogu. Każda czynność powinna odpowiadać na konkretne pytanie ważne dla decyzji klienta.
Dokumenty i dane
Analiza może obejmować faktury, zamówienia, dokumenty magazynowe, protokoły, raporty, harmonogramy, ewidencję, historię operacji, dokumentację procesową oraz firmową korespondencję udostępnioną zgodnie z uprawnieniami klienta.
Procesy i decyzje
Odtwarzamy sposób podejmowania decyzji, zatwierdzania operacji, wydawania mienia, przepływu informacji, wykonywania kontroli oraz przypisywania odpowiedzialności.
Dostępy i uprawnienia
Ustalamy, jakie osoby posiadały możliwość dostępu do mienia, dokumentów, systemów, danych, lokalizacji albo zatwierdzania określonych operacji.
Sam dostęp nie przesądza o związku ze zdarzeniem. Pomaga jednak określić obszary wymagające dalszej analizy.
Osoby i powiązania
Analiza może dotyczyć relacji pomiędzy pracownikami, menedżerami, kontrahentami, pośrednikami, dostawcami i osobami zewnętrznymi. Zakres zawsze pozostaje związany z celem sprawy.
OSINT
Źródła otwarte mogą pomóc zweryfikować działalność konkurencyjną, wcześniejsze przedsięwzięcia, relacje biznesowe, powiązania z kontrahentami oraz informacje przekazywane przez osoby objęte analizą.
Obserwacja i ustalenia terenowe
W uzasadnionych przypadkach projekt może obejmować obserwację osób, pojazdów, miejsc albo powtarzających się zachowań związanych z analizowanym mechanizmem.
Obserwacja nie jest automatycznym elementem każdego dochodzenia. Musi być uzasadniona, proporcjonalna i zgodna z prawem.
Rozmowy informacyjne
Rozmowy mogą być prowadzone z osobami posiadającymi wiedzę o zdarzeniach.
Nie są przesłuchaniami ani czynnościami procesowymi. Ich cel, uczestnicy, sposób dokumentowania i zakres powinny zostać uzgodnione z klientem, a w uzasadnionych przypadkach również z kancelarią, HR lub compliance.
Relacja rozmówcy nie jest automatycznie uznawana za fakt. W miarę możliwości porównujemy ją z dokumentami, chronologią oraz innymi niezależnymi źródłami.
Informatyka śledcza i analiza finansowa
Jeżeli projekt wymaga zabezpieczenia danych z urządzeń, specjalistycznej analizy systemów albo forensic accounting, czynności powinny być realizowane przez osoby posiadające właściwe kompetencje i w uzgodnionych ramach prawnych.
Jak pracujemy?
Dokument pokazuje zapis. Dochodzenie musi odtworzyć zdarzenie
Dokumenty są jednym z elementów ustaleń. Nie zawsze pokazują jednak, jak faktycznie przebiegał proces, kto pozostawał ze sobą w kontakcie ani co działo się pomiędzy kolejnymi zarejestrowanymi operacjami.
Znaczenie może mieć to, kto miał dostęp, w jakiej kolejności podejmowano decyzje, jakie zachowania się powtarzały oraz jakie pojazdy, miejsca lub podmioty pojawiały się przy kolejnych zdarzeniach.
Sprawdzamy również, czy deklaracje znajdują potwierdzenie w niezależnych źródłach i czy pozornie odrębne incydenty tworzą jeden mechanizm.
ProDetektyw łączy analizę materiałów udostępnionych przez klienta z legalnymi ustaleniami osobowymi, OSINT, obserwacją, dokumentowaniem oraz działaniami terenowymi, gdy są one potrzebne do odpowiedzi na pytania zarządu.
To odróżnia projekt operacyjno-analityczny od kontroli ograniczonej wyłącznie do dokumentów albo procedur.
Proces
Jak przebiega dochodzenie wewnętrzne?
Kwalifikacja sytuacji
Na początku ustalamy, co wzbudziło podejrzenie, jakie informacje są już dostępne, czy problem nadal trwa i jaka może być jego skala.
Określamy także, kto posiada wiedzę o sprawie, kto powinien zostać poinformowany oraz jakie materiały wymagają zabezpieczenia.
Cel i pytania badawcze
Ustalamy, jaka decyzja ma zależeć od wyników projektu.
Formułujemy pytania i hipotezy, które mogą zostać potwierdzone, zakwestionowane, częściowo potwierdzone albo pozostawione jako niewyjaśnione.
Plan działań
Określamy kolejność czynności, źródła informacji, zakres dostępu, osoby kontaktowe, sposób komunikacji oraz zasady raportowania ustaleń pilnych.
Na tym etapie oceniamy również ryzyko ujawnienia działań osobom, których może dotyczyć sprawa.
Analiza i czynności operacyjne
Łączymy informacje pochodzące z dokumentów, procesów, źródeł otwartych oraz uzgodnionych działań operacyjnych i terenowych.
Jeżeli nowe ustalenia zmieniają pierwotny obraz sytuacji, informujemy o tym klienta i uzgadniamy dalszy zakres.
Ocena materiału
Oddzielamy informacje potwierdzone od informacji częściowych, relacji, deklaracji, przesłanek i rozbieżności.
Nie przedstawiamy przypuszczeń jako faktów i nie uzupełniamy braków w materiale wersją wygodną dla którejkolwiek ze stron.
Raport i omówienie
Raport przekazujemy właścicielowi, zarządowi, kancelarii albo innym osobom wskazanym przez klienta.
Omawiamy najważniejsze ustalenia, ograniczenia projektu, ryzyko dalszych strat i możliwe kierunki postępowania.
Rezultat projektu
Co otrzymuje zarząd?
Efektem projektu nie jest lista podejrzeń ani ogólna informacja, że „w firmie występuje problem”.
Raport ma umożliwić osobom decyzyjnym zrozumienie tego, co wydarzyło się w organizacji, na jakiej podstawie sformułowano wnioski i jakie obszary wymagają dalszych decyzji.
Zakres raportu
W zależności od zakresu może obejmować podsumowanie dla właściciela lub zarządu, opis celu i ograniczeń projektu, chronologię zdarzeń, analizę procesów i dokumentów, opis ustalonego albo prawdopodobnego mechanizmu, informacje o dostępach, istotnych powiązaniach i możliwych konfliktach interesów.
Raport może również wskazywać luki organizacyjne, ryzyko dalszych strat, kwestie wymagające analizy prawnej, kadrowej, finansowej lub technicznej oraz możliwe kierunki dalszego postępowania.
Mechanizm, nie tylko pojedyncze zdarzenie
W wielu sprawach ustalenie jednego przypadku nie rozwiązuje problemu.
Firma potrzebuje wiedzieć, czy zdarzenie było częścią szerszego schematu, jak długo mechanizm mógł działać, jakie role pojawiały się przy kolejnych zdarzeniach i jakie luki umożliwiały ich powtarzanie.
Znaczenie ma również ocena, czy podobne ryzyko występuje w innych działach lub lokalizacjach.
Źródła i stopień potwierdzenia
Raport wskazuje podstawy najważniejszych ustaleń i zawiera materiały zgromadzone w ramach uzgodnionego zakresu projektu.
Sposób przedstawienia danych pracowników i osób trzecich, informacji wymagających ochrony oraz szczegółów metodologicznych zależy od obowiązujących przepisów, charakteru informacji i sposobu prowadzenia czynności.
Klient otrzymuje materiał pozwalający zrozumieć podstawę wniosków, stopień potwierdzenia informacji, występujące rozbieżności oraz ograniczenia analizy.
Decyzje pozostają po stronie klienta
ProDetektyw nie podejmuje decyzji kadrowych ani prawnych za organizację i nie rozstrzyga odpowiedzialności karnej, cywilnej ani pracowniczej.
Raport może wspierać decyzje dotyczące dalszych czynności wyjaśniających, ograniczenia dostępów, zabezpieczenia procesów, działań HR, konsultacji prawnej, dochodzenia roszczeń albo zawiadomienia właściwych organów.
Dokumentacja może zostać przekazana pełnomocnikowi i wykorzystana w dalszym postępowaniu, przy czym ostateczna ocena jej znaczenia należy do sądu lub właściwego organu.
Rzeczywista, zanonimizowana realizacja ProDetektyw
Realizacja: wyprowadzanie towaru i nieprawidłowości w procesie gospodarowania odpadami
Problem klienta
Firma od kilku miesięcy odnotowywała niewyjaśnione różnice pomiędzy ilością wyprodukowanego towaru a stanami magazynowymi. Jednocześnie rosły koszty gospodarowania produktami zakwalifikowanymi jako odpady.
Dodatkowym sygnałem były informacje, że produkty zakwalifikowane w dokumentacji jako odpady przeznaczone do zagospodarowania mogą pojawiać się w lokalnych punktach sprzedaży po cenach znacznie niższych od standardowych.
Zarząd nie wiedział, czy problem wynika z błędów ewidencyjnych, niewłaściwego przebiegu procesu gospodarowania odpadami, nieprawidłowości po stronie podmiotu zewnętrznego czy celowego działania osób posiadających dostęp do towaru.
Podejrzenie wymagało weryfikacji bez pochopnego przypisywania odpowiedzialności konkretnym pracownikom.
Cel audytu śledczego
Projekt miał pomóc ustalić, gdzie powstają rozbieżności pomiędzy produkcją, magazynem i ewidencją odpadów oraz czy produkty przeznaczone zgodnie z dokumentacją do zagospodarowania opuszczają kontrolowany łańcuch dystrybucji.
Konieczne było również sprawdzenie, jakie osoby posiadają dostęp do towaru i dokumentacji, jak wygląda proces odbioru przez podmioty zewnętrzne i czy kolejne zdarzenia tworzą jeden powtarzający się mechanizm.
Organizacja działań
Audyt objął analizę dokumentacji produkcyjnej, magazynowej i związanej z gospodarowaniem odpadami.
Porównywano ilości wyprodukowanego towaru ze stanami magazynowymi, dokumentami dotyczącymi braków oraz ewidencją produktów zakwalifikowanych jako odpady. Sprawdzano również odpowiedzialność osób zatwierdzających poszczególne operacje.
Analizie poddano sposób kwalifikowania produktów jako odpady, oznaczania i zabezpieczania pojemników, przygotowania ich do odbioru, przekazywania podmiotom zewnętrznym oraz dokumentowania ilości i rodzaju przekazywanych produktów.
Zestawiono udostępnione przez klienta zapisy monitoringu z danymi z firmowego systemu kontroli dostępu. Porównywano godziny wejść i wyjść, obecność pracowników w określonych strefach, przejazdy pojazdów, momenty przygotowania i odbioru pojemników oraz odpowiadającą im dokumentację.
Działania analityczne zostały uzupełnione obserwacją wybranych transportów opuszczających zakład. Dokumentowano pojazdy, godziny wyjazdów, trasy przejazdu, miejsca, do których trafiały produkty, oraz osoby pojawiające się w związku ze zdarzeniami.
Przeprowadzono również rozmowy z wybranymi osobami posiadającymi wiedzę o procesie produkcyjnym, magazynowym i gospodarowaniu odpadami. Rozmowy nie miały charakteru przesłuchań ani czynności procesowych. Uzyskane informacje porównywano z dokumentacją, monitoringiem, chronologią i pozostałymi ustaleniami.
Najważniejsze ustalenia
Zebrany materiał wskazywał, że część produktów posiadających wartość handlową była kwalifikowana w dokumentacji jako odpady.
Produkty trafiały do oznaczonych pojemników, które zgodnie z dokumentacją miały zostać odebrane w ramach procesu gospodarowania odpadami. Ustalenia wskazywały jednak, że część towaru nie była zagospodarowywana zgodnie z deklarowanym przeznaczeniem, lecz opuszczała kontrolowany przez klienta łańcuch dystrybucji.
Analiza dokumentacji, zapisów monitoringu, danych kontroli dostępu i działań terenowych wskazywała na powtarzający się mechanizm związany z osobami posiadającymi dostęp do magazynu oraz osobą działającą po stronie współpracującego podmiotu transportowego.
Ustalono sposób kwalifikowania części produktów jako odpady, sposób przygotowywania ich do wywozu, powtarzające się role i zachowania osób związanych ze zdarzeniami, wykorzystywane pojazdy, trasy oraz miejsca dalszego przekazywania produktów.
Ujawniono również rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a dokumentacją dotyczącą ilości produktów przekazywanych do zagospodarowania. Charakter tych rozbieżności wymagał dalszej oceny przez klienta i jego doradców prawnych.
Materiał przekazany klientowi
Klient otrzymał raport zawierający chronologię zdarzeń, opis mechanizmu wyprowadzania produktów, analizę dokumentacji produkcyjnej, magazynowej i dotyczącej gospodarowania odpadami oraz zestawienie najważniejszych rozbieżności.
Raport obejmował również informacje dotyczące osób i pojazdów pojawiających się przy zdarzeniach, dokumentację fotograficzną i materiały z obserwacji, zestawienie powtarzających się tras i zachowań, analizę przepływu dokumentów i uprawnień oraz wskazanie luk umożliwiających powtarzanie się nieprawidłowości.
Informacje potwierdzone zostały wyraźnie oddzielone od ustaleń częściowych, relacji, rozbieżności i kwestii wymagających dalszej oceny.
Wpływ na decyzję klienta
Według danych przekazanych przez klienta szacunkowa wartość produktów objętych analizowanym mechanizmem przekraczała 2 mln zł.
Poza stratami finansowymi przedsiębiorstwo było narażone na ryzyko reputacyjne i operacyjne. Produkty znajdujące się poza kontrolowanym łańcuchem dystrybucji mogły trafiać do sprzedaży bez nadzoru nad warunkami przechowywania i sposobem oferowania ich odbiorcom.
Na podstawie raportu zarząd, przy udziale swoich doradców, podjął działania organizacyjne, kadrowe i prawne.
Klient, po konsultacji ze swoimi doradcami, przekazał materiały dotyczące możliwych naruszeń właściwym organom.
ProDetektyw odpowiadał za ustalenia operacyjno-analityczne, dokumentowanie zdarzeń i przygotowanie raportu. Czynności należące do kompetencji Policji, prokuratury, sądu i innych właściwych organów pozostawały poza zakresem projektu ProDetektyw.
Działania naprawcze
W następstwie audytu klient wprowadził dodatkową kontrolę kwalifikowania produktów jako odpady, dokumentowanie załadunku i odbioru oraz dwuosobową autoryzację dokumentacji dotyczącej braków i przekazywania produktów do zagospodarowania.
Zwiększono również kontrolę transportów realizowanych przez podmioty zewnętrzne, rozpoczęto analizę odchyleń pomiędzy produkcją, magazynem i ewidencją odpadów oraz ponownie zweryfikowano podmioty uczestniczące w odbiorze i gospodarowaniu odpadami.
Rezultat
Według informacji przekazanych przez klienta po wdrożeniu działań naprawczych w kolejnych 12 miesiącach nie odnotowano podobnego mechanizmu nieprawidłowości.
Firma odzyskała kontrolę nad procesem kwalifikowania produktów jako odpady, ich dokumentowaniem oraz przekazywaniem podmiotom zewnętrznym.
Najważniejszym wynikiem projektu nie było wyłącznie udokumentowanie pojedynczych zdarzeń. Audyt pozwolił odtworzyć mechanizm, wskazać luki organizacyjne i zmienić proces w sposób ograniczający możliwość ponownego wystąpienia podobnego problemu.
Standard pracy
Dlaczego ProDetektyw?
W dochodzeniu wewnętrznym dostęp do informacji jest dopiero początkiem pracy.
Znaczenie ma umiejętność określenia właściwego celu, oddzielenia faktów od przypuszczeń, zaplanowania kolejności czynności i ograniczenia ryzyka ujawnienia projektu.
Równie istotna jest zdolność połączenia dokumentów z ustaleniami operacyjnymi, rozpoznania powtarzającego się mechanizmu, udokumentowania zdarzeń i przedstawienia wyników w formie użytecznej dla zarządu oraz jego doradców.
ProDetektyw działa jako licencjonowane biuro detektywistyczne wpisane do rejestru działalności regulowanej pod numerem RD-58/2020.
Za standard merytoryczny ProDetektyw oraz nadzór nad jakością analiz i raportowania odpowiada Artur Idzikowski — licencjonowany detektyw nr 007063, ekspert bezpieczeństwa i praktyk działań operacyjnych z ponad 25-letnim doświadczeniem.
W zależności od charakteru sprawy w projekcie mogą uczestniczyć licencjonowani detektywi, analitycy, specjaliści OSINT, zespoły obserwacyjne, specjaliści terenowi oraz eksperci dobrani do rodzaju zdarzeń.
Każdy zespół odpowiada za uzgodniony zakres, a ustalenia są następnie łączone, porównywane i oceniane w kontekście pytań postawionych przez klienta.
Nie wykonujemy przypadkowych czynności tylko dlatego, że są dostępne. Każda metoda musi prowadzić do informacji potrzebnej do wyjaśnienia sprawy.
Współpraca
Współpraca z kancelarią, HR i compliance
Projekt może być prowadzony bezpośrednio dla właściciela albo zarządu, a także we współpracy z kancelarią prawną, działem prawnym, HR, compliance, audytem wewnętrznym, działem bezpieczeństwa, osobami odpowiedzialnymi za ochronę informacji oraz specjalistami informatyki śledczej lub forensic accounting.
Zakres odpowiedzialności poszczególnych uczestników powinien zostać ustalony przed rozpoczęciem czynności.
ProDetektyw odpowiada za działania operacyjno-analityczne objęte umową. Nie zastępuje kancelarii, działu HR, audytora finansowego ani specjalisty prowadzącego analizę informatyczną.
W sprawach wewnętrznych kontrola obiegu informacji ma szczególne znaczenie. Dlatego ustalamy, kto zna pełny zakres projektu, kto przekazuje materiały, kto otrzymuje ustalenia częściowe, w jaki sposób komunikowane są informacje pilne i komu zostanie przekazany raport końcowy.
Granice działań
Poufność, legalność i granice działań
Działania prowadzimy zgodnie z prawem, zakresem umowy oraz zasadami ochrony informacji.
Nie pozyskujemy informacji poprzez nieuprawniony dostęp do systemów, kont, urządzeń ani korespondencji. Nie przełamujemy zabezpieczeń i nie stosujemy metod zastrzeżonych dla Policji, prokuratury ani innych uprawnionych organów.
Nie instalujemy podsłuchów, nie ingerujemy w cudzą własność i nie prowokujemy pracowników do popełnienia czynu.
Nie wydajemy wyroków dotyczących winy i nie gwarantujemy ustalenia osoby odpowiedzialnej w każdej sprawie.
Zakres wykorzystania dokumentów, danych firmowych, monitoringu, informacji kadrowych i urządzeń należących do organizacji musi wynikać z uprawnień klienta oraz charakteru projektu.
Powiązane usługi
Inne obszary wsparcia dla firm
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy firma powinna uruchomić audyt śledczy?
Gdy pojawia się uzasadnione podejrzenie nadużycia, powtarzające się straty, zgłoszenie sygnalisty, konflikt interesów, niejasne rozliczenia albo zdarzenia, których nie da się wyjaśnić standardową kontrolą.
Nie trzeba czekać na pełne potwierdzenie. Celem pierwszego etapu jest właśnie ustalenie, które informacje wymagają zabezpieczenia i weryfikacji.
Czy audyt śledczy zawsze ustala osobę odpowiedzialną?
Nie. Zakres możliwych ustaleń zależy od dostępnych danych, czasu, sposobu działania, legalnych możliwości weryfikacji oraz tego, czy istotne materiały zostały zachowane.
Raport może ustalić mechanizm, chronologię i osoby posiadające dostęp, nawet jeżeli odpowiedzialności konkretnej osoby nie da się jednoznacznie rozstrzygnąć.
Czy dochodzenie może być prowadzone poufnie?
Tak. Poufność i kontrola obiegu informacji są podstawowymi elementami planu projektu.
Nie obiecujemy jednak całkowitej niewidoczności każdej czynności. Zakres zależy od metod potrzebnych w konkretnej sprawie.
Czy można rozpocząć działania bez informowania pracowników?
Wiele analiz może rozpocząć się od dokumentów, procesów, źródeł otwartych i materiałów dostępnych organizacji.
To, czy i kiedy należy poinformować określone osoby, zależy od charakteru sprawy, przepisów, regulacji wewnętrznych i stanowiska doradców klienta.
Czy projekt może rozpocząć się po zgłoszeniu sygnalisty?
Tak. Dochodzenie może stanowić element działań następczych i pomóc zweryfikować informacje zawarte w zgłoszeniu.
Nie zastępuje jednak całej procedury ochrony sygnalistów.
Czy analizujecie firmowe komputery i telefony?
Nie uzyskujemy nieuprawnionego dostępu do urządzeń ani systemów.
Jeżeli potrzebna jest analiza danych z urządzeń firmowych, zakres powinien zostać oceniony pod względem prawnym i technicznym. Czynności powinien wykonywać odpowiedni specjalista informatyki śledczej.
Czy możecie obserwować pracownika?
Obserwacja może zostać wykorzystana, jeżeli jest legalna, proporcjonalna, uzasadniona celem sprawy i objęta zakresem umowy.
Nie jest automatycznym elementem każdego projektu.
Czy raport może zostać wykorzystany przez kancelarię?
Tak. Raport może zostać przygotowany dla zarządu, działu prawnego albo kancelarii i wspierać ocenę dalszych działań.
Dokumentacja może zostać przekazana pełnomocnikowi i wykorzystana w dalszym postępowaniu, przy czym ostateczna ocena jej znaczenia należy do sądu lub właściwego organu.
Raport nie zastępuje opinii prawnej.
Czy otrzymamy zdjęcia, nagrania i dokumenty?
Zakres materiałów zależy od rodzaju czynności, obowiązujących przepisów, potrzeby ochrony danych i uzgodnionego sposobu raportowania.
Klient otrzymuje materiał pozwalający zrozumieć podstawę ustaleń, stopień ich potwierdzenia oraz ograniczenia analizy.
Ile trwa audyt śledczy?
Czas zależy od liczby zdarzeń, osób, lokalizacji, zakresu dokumentów, dostępności danych i tego, czy problem nadal trwa.
Po wstępnej kwalifikacji przedstawiamy plan, etapy i orientacyjny harmonogram.
Ile kosztuje dochodzenie wewnętrzne?
Koszt zależy od zakresu analizy, liczby zaangażowanych osób i zespołów, liczby lokalizacji, czasu działań terenowych, ilości materiałów i sposobu raportowania.
Przed rozpoczęciem prac przedstawiamy zakres, budżet oraz zasady zatwierdzania czynności dodatkowych.
Czy możliwe jest podpisanie NDA?
Tak. Poufność może zostać dodatkowo uregulowana w odrębnej umowie NDA.
Poufna kwalifikacja sprawy
Podejrzewasz nadużycie lub działanie na szkodę firmy?
Pierwsza rozmowa nie wymaga przesyłania pełnych akt, danych pracowników ani dokumentacji objętej szczególną ochroną.
Wystarczy krótko wskazać, co się wydarzyło, kiedy pojawił się problem, czy ryzyko nadal trwa i jaka decyzja ma zależeć od ustaleń.
Po wstępnej kwalifikacji przedstawimy możliwy zakres, sposób zabezpieczenia komunikacji, orientacyjny harmonogram i budżet.
Kontakt
Poufna kwalifikacja sprawy
Telefon: +48 500 15 60 15
Telefon stacjonarny: +48 22 100 45 79
E-mail: biuro@prodetektyw.pl
Na tym etapie nie przesyłaj danych osobowych pracowników ani szczegółowych zarzutów. Możesz posłużyć się rolą, na przykład „kierownik magazynu” albo „pracownik działu zakupów”.
Nie przesyłaj przez formularz pełnych akt, danych wrażliwych, prywatnej korespondencji, nagrań ani rozbudowanej dokumentacji pracowniczej. Po zakwalifikowaniu sprawy wskażemy bezpieczny sposób przekazania materiałów.
Formularz audytu śledczego i dochodzenia wewnętrznego