Firma może istnieć formalnie, ale to nie pokazuje całego obrazu

Publiczne rejestry są podstawowym źródłem informacji o przedsiębiorcy. Pozwalają ustalić, czy podmiot istnieje, kto go reprezentuje, gdzie znajduje się jego siedziba oraz jak wygląda jego historia rejestrowa.

To ważny etap sprawdzenia kontrahenta.

Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca potrzebuje odpowiedzi nie tylko na pytanie, co zostało wpisane do rejestru, ale również jak wygląda rzeczywista działalność badanego podmiotu.

Adres siedziby nie musi być miejscem prowadzenia operacji. Deklarowany magazyn może znajdować się w innym miejscu. Firma przedstawiająca się jako podmiot o znacznym zapleczu może korzystać głównie z podwykonawców. Przedsiębiorstwo zapewniające o rozbudowanej infrastrukturze logistycznej może działać w zupełnie innym modelu.

Żadna z tych okoliczności sama w sobie nie świadczy o nierzetelności.

Znaczenie pojawia się wtedy, gdy rzeczywisty obraz przedsiębiorstwa istotnie odbiega od informacji przedstawianych przed zawarciem umowy.

Sprawdzenie kontrahenta i wywiad gospodarczy →

Czym jest weryfikacja terenowa kontrahenta?

Weryfikacja terenowa jest jednym z możliwych elementów pogłębionego sprawdzenia firmy.

Nie zastępuje analizy KRS, CEIDG, dokumentów finansowych, powiązań osobowych, historii osób zarządzających czy reputacji przedsiębiorstwa. Uzupełnia je wtedy, gdy określone informacje wymagają sprawdzenia również w rzeczywistym środowisku działania firmy.

Punktem wyjścia powinno być konkretne pytanie biznesowe.

Inaczej wygląda projekt, w którym przedsiębiorca chce potwierdzić, czy pod wskazanym adresem rzeczywiście funkcjonuje zakład produkcyjny. Inaczej sytuacja, gdy przed przekazaniem towaru z odroczonym terminem płatności pojawia się wątpliwość dotycząca rzeczywistej skali działalności odbiorcy.

Jeszcze innego zakresu może wymagać kontrahent deklarujący posiadanie magazynu, warsztatu, biura regionalnego lub infrastruktury niezbędnej do wykonania planowanego kontraktu.

Celem nie jest „obserwowanie firmy dla samej obserwacji”. Celem jest zweryfikowanie konkretnej informacji istotnej dla decyzji klienta.

Co można zweryfikować w terenie?

Zakres zależy od charakteru przedsiębiorstwa, celu zlecenia oraz informacji dostępnych przed rozpoczęciem czynności.

Znaczenie może mieć potwierdzenie, czy wskazany adres jest rzeczywiście wykorzystywany przez badaną firmę, jaki charakter ma dana lokalizacja oraz czy pozostaje ona spójna z deklarowanym profilem działalności.

Jeżeli kontrahent przedstawia określony obiekt jako swoje biuro, magazyn, warsztat, punkt usługowy lub zakład, przedmiotem ustaleń może być zweryfikowanie, czy obiekt rzeczywiście funkcjonuje i czy dostępne informacje odpowiadają temu, co przedstawiono potencjalnemu partnerowi.

W zależności od sprawy analizowane mogą być również sposób wykorzystania lokalizacji, dostępne oznaczenia przedsiębiorstwa oraz inne okoliczności możliwe do legalnego ustalenia.

Jeżeli charakter zlecenia na to pozwala, ustalenia mogą zostać odpowiednio udokumentowane i następnie zestawione z informacjami pochodzącymi z rejestrów, źródeł otwartych oraz materiałów przekazanych przez klienta.

Najważniejszy nie jest jednak pojedynczy szczegół.

Liczy się spójność całego obrazu.

Jak wygląda weryfikacja terenowa kontrahenta w praktyce?

Pierwszym etapem jest określenie, która deklaracja kontrahenta ma rzeczywiste znaczenie dla decyzji klienta.

Może chodzić o funkcjonowanie zakładu produkcyjnego, magazynu, warsztatu, biura albo innego zaplecza wskazywanego podczas negocjacji. Samo „sprawdzenie firmy” jest zbyt szerokim celem – trzeba wiedzieć, na jakie pytanie mają odpowiedzieć ustalenia.

Przed działaniami terenowymi analizowane są dostępne informacje o podmiocie i lokalizacji. Dzięki temu czynności nie polegają na przypadkowym pojawieniu się pod wskazanym adresem, ale mają konkretny cel weryfikacyjny.

Następnie możliwe jest przeprowadzenie legalnych ustaleń terenowych i – jeżeli zakres sprawy na to pozwala – przygotowanie odpowiedniej dokumentacji.

Ustalenia zestawiane są z deklaracjami kontrahenta oraz informacjami pochodzącymi z wcześniejszej analizy.

Klient powinien otrzymać nie tylko opis tego, co zastano pod wskazanym adresem.

Najważniejsza jest odpowiedź:

czy ustalenia potwierdzają deklarowany obraz działalności, czy ujawniają rozbieżności wymagające dalszej analizy?

Wirtualne biuro nie oznacza automatycznie nierzetelnej firmy

Szczególnej ostrożności wymaga ocena adresu siedziby.

Wirtualne biura są legalnie wykorzystywane przez wiele przedsiębiorstw. Sam fakt posiadania takiego adresu nie świadczy o fikcyjności działalności ani o zamiarze oszustwa.

Inaczej należy jednak oceniać niewielką firmę doradczą, która nie potrzebuje własnej infrastruktury, a inaczej przedsiębiorstwo deklarujące znaczną działalność produkcyjną, magazynową lub handlową.

Dlatego profesjonalna weryfikacja nie może opierać się na prostym schemacie:

wirtualne biuro = nierzetelny kontrahent.

Znaczenie ma kontekst.

Jeżeli adres, infrastruktura, historia przedsiębiorstwa, deklarowana skala działalności oraz pozostałe informacje tworzą spójny obraz, charakter siedziby może mieć niewielkie znaczenie.

Jeżeli natomiast pojawiają się kolejne niespójności, adres może być jednym z elementów szerszego obrazu ryzyka.

Kiedy weryfikacja terenowa ma biznesowe uzasadnienie?

Największą wartość ma wtedy, gdy wynik może rzeczywiście wpłynąć na decyzję przedsiębiorcy.

Może chodzić o przygotowywaną umowę o znacznej wartości, przekazanie dużej zaliczki, sprzedaż towaru z odroczonym terminem płatności, przyznanie limitu kupieckiego albo rozpoczęcie współpracy z podmiotem, którego historia jest krótka w stosunku do deklarowanej skali biznesu.

Powodem pogłębienia analizy mogą być również konkretne niespójności.

Kontrahent może posługiwać się różnymi adresami, unikać spotkania w deklarowanej siedzibie, niechętnie przekazywać informacje o miejscu prowadzenia działalności albo przedstawiać zaplecze, którego istnienia nie można potwierdzić na podstawie dostępnych danych.

Znaczenie może mieć również sytuacja, w której przedsiębiorca zamierza uzależnić istotną część własnego procesu biznesowego od jednego dostawcy lub wykonawcy.

Nie oznacza to, że każda większa umowa wymaga działań terenowych.

Zakres weryfikacji powinien być proporcjonalny do wartości decyzji, potencjalnych konsekwencji błędu oraz rodzaju stwierdzonych wątpliwości.

Co oznacza brak działalności pod wskazanym adresem?

Nie zawsze to, czego początkowo się spodziewamy.

Firma może mieć siedzibę rejestrową w jednym miejscu, a działalność operacyjną prowadzić gdzie indziej. Może korzystać z magazynu operatora logistycznego, pracować w modelu zdalnym, wynajmować powierzchnię tylko okresowo albo zlecać produkcję podwykonawcom.

Dlatego samo stwierdzenie, że pod adresem rejestrowym nie znajduje się zakład czy rozbudowane biuro, nie powinno automatycznie prowadzić do negatywnej oceny kontrahenta.

Kluczowe pytanie brzmi:

Czy ustalony stan jest zgodny z tym, co kontrahent deklarował drugiej stronie?

Jeżeli przedsiębiorca otwarcie informuje, że korzysta z wirtualnej siedziby, zewnętrznej logistyki czy produkcji kontraktowej, taki model może być całkowicie uzasadniony.

Ryzyko wygląda inaczej, gdy potencjalny partner przedstawia informacje o własnym zapleczu, własnym magazynie albo określonej skali operacji, a kolejne elementy tych deklaracji nie znajdują potwierdzenia.

To właśnie analiza takich rozbieżności daje weryfikacji terenowej rzeczywistą wartość biznesową.

Czego weryfikacja terenowa nie oznacza?

Działania terenowe nie dają prawa do ingerowania w cudzą własność, przełamywania zabezpieczeń, uzyskiwania dostępu do zamkniętych obiektów ani pozyskiwania informacji w sposób sprzeczny z prawem.

Nie służą również do potwierdzania z góry przyjętej tezy.

Jeżeli zleceniodawca podejrzewa, że kontrahent jest nierzetelny, zadaniem profesjonalnej weryfikacji powinno być ustalenie faktów, a nie poszukiwanie argumentów pasujących do wcześniejszego założenia.

Wynikiem może być zarówno ujawnienie istotnych rozbieżności, jak i potwierdzenie, że deklarowany sposób prowadzenia działalności znajduje odzwierciedlenie w ustaleniach.

Wartością dla przedsiębiorcy nie jest „negatywny raport”.

Wartością jest wiarygodna informacja uzyskana przed podjęciem decyzji.

Kiedy weryfikacja terenowa przechodzi w operacyjne due diligence?

Sprawdzenie konkretnego adresu może być niewielkim, samodzielnym projektem.

Może jednak ujawnić okoliczności wymagające szerszej analizy.

Jeżeli pojawiają się powiązane podmioty, rozbieżności dotyczące osób zarządzających, niejasna struktura właścicielska, podmioty zagraniczne, sprzeczne informacje o historii przedsiębiorstwa albo inne istotne sygnały, właściwym rozwiązaniem może być rozszerzenie projektu.

Nie chodzi wtedy już tylko o odpowiedź na pytanie, czy firma funkcjonuje pod wskazanym adresem.

Trzeba ustalić, jakie osoby i podmioty mają znaczenie dla przedsięwzięcia, jakie relacje między nimi można potwierdzić oraz jaki poziom ryzyka wynika z całego obrazu.

To jest obszar operacyjnego due diligence.

Usługi detektywistyczne dla firm →

Weryfikacja terenowa kontrahenta w ProDetektyw

W sprawach biznesowych ProDetektyw łączy analizę źródeł publicznych, OSINT, wywiad gospodarczy oraz – jeżeli jest to uzasadnione celem projektu – legalne czynności terenowe.

Zakres każdej sprawy ustalany jest indywidualnie.

Najpierw określamy, jaka decyzja ma zostać podjęta i których informacji przedsiębiorcy brakuje. Dopiero na tej podstawie dobierane są metody oraz oceniane jest, czy działania terenowe wniosą rzeczywistą wartość do projektu.

Nie każda firma wymaga sprawdzania w terenie i nie każdy brak informacji jest sygnałem zagrożenia.

W projektach gospodarczych najważniejsze jest rozdzielenie faktów od deklaracji oraz przedstawienie ustaleń w formie pozwalającej klientowi realnie ocenić ryzyko.

ProDetektyw działa jako licencjonowane biuro detektywistyczne na podstawie wpisu RD-58/2020 do rejestru działalności regulowanej.

Odpowiedzialność merytoryczna: Zespół ProDetektyw